La conservazione delle risorse digitali è solo una fase del loro ciclo di vita e non può essere trattato prescindendo dalle altre fasi. Occorre considerare l’intero ciclo di vita e curarne alcuni aspetti essenziali, in particolare:
- la scelta dei formati di memorizzazione adatti alla conservazione (vedi anche la sezione Formato del documento elettronico);
- la raccolta e la memorizzazione di informazioni riguardo alla autenticità, cioè all’integrità ed alla provenienza, (vedi anchela sezione Autenticità e validazione);
- la memorizzazione di adeguati insiemi di metadati, secondo schemi standard, che garantiscano l’interoperabilità a distanza di tempo che il processo di conservazione richiede (vedi anche la sezione Metadati);
- l’introduzione di procedure formalizzate che garantiscano la qualità del processo, sulla scorta di quelle, relative ad un contesto più ampio, dello standard ISO 9000 per i sistemi di gestione di qualità.
In particolare, l’oggetto su cui concentrare l’attenzione sono i sistemi di archiviazione e gestione documentale, normalmente indicati come ERMS (Electronic Records Management Systems). Nell’ultimo ventennio sono stati sviluppati a livello internazionale diversi standard e linee guida relativi ai sistemi di gestione documentale ed agli archivi elettronici, i quali costituiscono un riferimento importante ed imprescindibile:
- ISO 15489-1/2: 2001- Information and documentation – Records management. Contiene un insieme di linee guida tese ad indirizzare l’organizzazione del sistema documentario, nonché i processi di acquisizione e gestione dei documenti.
- DoD 5015.02-STD:2007 -Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications. È uno standard sviluppato dal Department of Defence (DoD) degli Stati Uniti e poi adottato da tutta l’amministrazione federale americana. È rapidamente divenuto uno standard de facto sia negli stati uniti che a livello internazionale.
- MoReq2:2008 – Model Requirements for the Management of Electronic Records. Costituisce la risposta europea allo standard DoD 5015.2. Nasec da un’iniziativa dell’Unione Europea e contiene una serie di linee guida piuttosto dettagliate riguardo all’organizzazione dell’ERMS, compreso un modello per i metadati, uno schema XML, ed alcune indicazioni sul processo di test e certificazione.
- MoReq2010 – Modular Requirements for Records Systems. È un’evoluzione di MoReq2, costituisce anche un riferimento riconosciuto per la certificazione di sistemi di gestione documentale sulla base dell’osservanza dei requisiti dello standard.
- ISO 16175-1/2/3:2011 – Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments. Costituisce l’evoluzione di uno standard inizialmente sviluppato in Australia (ADRI Australasian Digital Recordkeeping Initiative) e contiene una serie di principi riconosciuti a livello internazionale sia riguardo alle caratteristiche dei sistemi che delle procedure di gestione.
Per quanto riguarda la normativa italiana, si consultino anche le parti su Documento informatico e gestione documentale e su Protocollo informatico nella sezione Normativa italiana. Per le regole tecniche di attuazione del CAD (Codice dell’Amminitrazione Digitale), è per ora disponibile solo la bozza di un DPCM non ancora pubblicato.