La posta elettronica costituisce da una parte la forma di comunicazione scritta attualmente più diffusa, e dall’altra il vettore più usato per la trasmissione di risorse digitali. È quindi doppiamente interessante in un’ottica di conservazione digitale:

• il messaggio di posta elettronica è esso stesso un documento, perché contiene un testo e perché testimonia che una certa comunicazione è avvenuta con determinati tempi istante tra determinati soggetti, con determinati contenuti (gli allegati) e con determinati esiti (consegna, mancata consegna, ricevuta di ritorno etc.);
• il messaggio è anche un vettore, tramite il quale vengono trasmessi oggetti digitali di svariato tipo (gli allegati), pertanto esso risulta un elemento essenziale nel ricostruire la storia di provenienza e di autenticità di tali oggetti; ad esempio può testimoniare l’effettivo contenuto di un determinato oggetto ad un determinato istante, e da chi un determinato soggetto ha ricevuto un determinato oggetto.

In ogni caso, ci si è da anni posti il problema della conservazione della posta elettronica soprattutto per motivi legali, sulla scia di alcuni procedimenti giudiziari che hanno comportato, soprattutto negli USA, gravi condanne sotto il profilo penale e civile, legate al fatto che la mancata conservazione, e quindi la mancata esibizione di messaggi di e-mail è stata equiparata ad un reato di occultamento di prove.

I messaggi di e-mail costituiscono una categoria di documenti molto particolare, in quanto che la loro struttura è ben definita e legata a regole precise dettate da uno standard di riferimento. Ciò assicura la presenza di informazioni essenziali per la metadatazione, che, data la standardizzazione del formato, possono essere facilmente individuate ed estratte, eventualmente avvalendosi di strumenti automatici.

Il problema della gestione documentale e della conservazione della e-mail è trattato da diversi standard e linee guida, tra cui DoD 5015 e MoReq2. Inoltre, sono stati pubblicati interessanti ed esaurienti studi, tra cui:

• il capitolo Curating e-mails del Digital Curation Manual, pubblicato dal DCC Digital Curation Center;
• l’approfondito rapporto Keeping and Preserving E-mail, pubblicato nell’ambito del progetto InterPARES 3, nel quale viene anche discussa dettagliatamente la struttura dei messaggi, il loro formato standard ed il funzionamento del sistema di e-mail.

In Italia il legislatore si è preoccupato soprattutto di conferire valore legale alla posta elettronica, prefigurando nel CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) un’infrastruttura di PEC (Posta Elettronica Certificata), la quale consente di certificare l’invio, la consegna ed il contenuto dei messaggi di posta elettronica, largamente usata, e molto spesso anche abusata, sia nella Pubblica amministrazione che in alcuni contesti privati. Un invio tramite PEC è di fatto legalmente equiparato a tutti gli effetti ad un invio tramite lettera raccomandata inviata tramite il sistema postale tradizionale.

In attuazione al CAD, sono state elaborate dall’AgID e pubblicate nel 2005 come DPCM le Regole tecniche del servizio di trasmissione di documenti informatici mediante posta elettronica certificata. Si è attualmente in attesa di una revisione di tali regole

Per approfondimenti si rinvia alla sezione di questo sito sulla Normativa Italiana, ed in particolare la parte relativa alla Posta Elettronica Certificata.

MATERIALI DIDATTICI

• Gestione e conservazione della posta elettronica: una dettagliata presentazione in cui vengono discussi sia gli aspetti tecnici, tra cui il funzionamento del sistema di posta elettronica, il formato dei messaggi e dei loro metadati, che le problematiche relative alla cattura, alla catalogazione ed alla conservazione dell’e-mail.
• Posta elettronica certificata: in cui si la illustra il funzionamento dell’infrastruttura, il ruolo dei gestori certificati ed analizzando in dettagli il processo di spedizione e consegna dei messaggi.
• Gestire e conservare i documenti in forma di e-mail:  in cui si analizzano le linee guida di InterPARES e la normativa nazionale in materia di gestione e conservazione dei documenti e-mail.