L’Italia ha svolto un ruolo senz’altro innovativo e spesso anticipatore nel settore del documento informatico, della sua gestione e della sua conservazione, soprattutto per iniziativa dei Ministeri della Funzione pubblica e dell’Innovazione tecnologica. Alcuni esempi notevoli sono costituiti dalla regolamentazione della firma digitale e dall’introduzione del  protocollo informatico. Questa attività ha poggiato anche sulle competenze tecniche che sono andate formandosi prima nell’Autorità per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (AIPA), e poi nel Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA), oggi divenuto Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), dopo una serie di cambiamenti di nome. Questi organismi  hanno infatti svolto funzione consequenziale nei confronti del Governo per quanto riguarda le problematiche tecniche. Come sempre in Italia, l’attività si è sviluppata prevalentemente sul piano normativo, salvo poi rallentare quando si passava al livello operativa, e si cercava di mettere in atto l’innovazione nella pubblica amministrazione.

Nel 2005 si è deciso di dare una forma unitaria a tutta la normativa del settore con l’emanazione del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) DL 82/2005, che costituisce un corpo organico di disposizioni che presiede all’uso dell’informatica come strumento privilegiato nei rapporti tra la pubblica amministrazione italiana e i cittadini dello Stato. Esso ha lo scopo di assicurare e regolare la disponibilità, la gestione, l’accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell’informazione in modalità digitale utilizzando con le modalità più appropriate le tecnologie dell’informazione e della comunicazione all’interno della pubblica amministrazione, nei rapporti tra amministrazione e privati e in alcuni limitati casi, disciplina anche l’uso del documento informatico nei documenti tra privati.

Il CAD però contiene solo i principi generali e tratta gli aspetti giuridici, ma rimanda, per gli aspetti tecnici che la sua applicazione comporta, alle cosiddette regole tecniche, che vengono redatte dall’organismo tecnico (CNIPA e poi AgID) per essere approvate dal Consiglio dei ministri ed emanate come DPCM. Va da sé che, a causa della rapida evoluzione tecnologica, queste regole necessitano di essere periodicamente rinnovate. Per semplificare, possiamo dire che, a parte modifiche minori, ci sono state due versioni del CAD, la legge originale del DL 82/2005 e quella conseguente alle importanti modifiche e integrazioni introdotte dal DL 235/2010. A queste due versioni del CAD corrispondono, grosso modo, due cicli di regole tecniche. Noi in questa sede ci riferiremo direttamente alla versione più recente delle regole tecniche, cioè a quelle emanate tra il 2011 e il 2014 (e purtroppo non ancora complete).

Per illustrare la materia, che si limiterà comunque ai soli aspetti che hanno a che fare con i documenti digitali e con la loro gestione e conservazione, l’abbiamo organizzata in sei sottosezioni corrispondenti una alla norma principale e le altre ai diversi aspetti del documento informatico e della sua gestione, alle quali rimandiamo direttamente per approfondimenti.

Codice dell’amministrazione digitale

Si ricostruisce l’iter della promulgazione del CAD e delle successive modifiche ad esso introdotte, se ne illustrano i principi generali e se ne discute la struttura, con riferimento alla versione del 2010.

Documento informatico

Si discutono i principi e le definizioni fondamentali contenuti nel CAD relativamente al documento informatico e alla sua gestione, e tutte le specifiche introdotte dalle nuove regole tecniche, anche se queste ultime sono in una redazione definitiva, am ancora in attesa di approvazione.

Firma digitale

Si discutono i vari tipi di firma digitale e di marcatura temporale, così come previsti dal CAD e specificati dalle regole tecniche, nonché l’organizzazione ed il funzionamento dell’infrastruttura di certificazione.

Protocollo informatico

Alla luce di quanto previsto nel CAD e nelle regole tecniche pubblicate nel 2014, viene illustrato il funzionamento del protocollo informatico, che costituisce il punto cruciale di interscambio documentale nell’ambito della pubblica amministrazione, che la prima modalità attraverso cui i documenti informatici vengono archiviati.

Conservazione digitale

Viene discusso il processo di conservazione digitale, che è basato sul modello OAIS, così come normato dal CAD e dettagliato dalle regole tecniche pubblicate nel 2014.

Posta elettronica certificata

Vine discusso il funzionamento della Posta Elettronica Certificata e della relativa infrastruttura, come prevista dal CAD  e dettagliato dalle  regole tecniche pubblicate nel 2005, e l’uso che si prescrive di farne nelle comunicazioni formail fra cittadini e pubblica amministrazione.

APPROFONDIMENTI

Oltre ai riferimenti specifici che saranno indicati in ciascuna sottosezione, per un approfondimento generale si segnala anche il modulo didattico Il quadro normativo italiano sulla conservazione digitale.