Il decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82, detto Codice dell’Aministrazione digitale (CAD) è una norma che riunisce in sé diverse norme emanate tra il 1997 e il 2005 riguardanti l’informatizzazione della pubblica amministrazione, ed in particolare il documento informatico, la firma elettronica e la firma digitale, delle quali stabilisce l’equivalenza con il documento cartaceo e con al firma autografa. Oltre a questo, il CAD stabilisce una serie di principi generali, tra cui il diritto alle tecnologie da parte dei cittadini e delle imprese, cioè il “diritto a richiedere ed ottenere l’uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con le pubbliche amministrazioni”, e contiene una serie di disposizioni sull’uso delle tecnologie nella pubblica amministrazione con la finalità ultima di accelerarne e consolidarne l’informatizzazione.
Negli anni successivi sono state introdotte diverse modificazioni ed integrazioni, in particolare quelle che con il decreto legislativo 30 dicembre 2010, n. 235 hanno portato di fatto ad una versione completamente rinnovata del CAD, da alcuni indicata colloquialmente come ‘nuovo CAD’. Successivamente sono state introdotte altre modifiche, le ultime nel 2013. Una versione online aggiornata del CAD, che si consiglia perché di agevole consultazione, può essere acceduta sul sito di AgID. Una versione stampabile aggiornata al 2010, in formato pdf, può invece essere scaricata dal sito della Funzione pubblica.
Per quanto interessa in questa sede, sono i primi quattro capi del CAD su cui occorre concentrare l’attenzione. Di questi illustriamo qui in maniera schematica i contenuti, rimandando per l’approfondimento direttamente alle altre sottosezioni della sezione Normativa Italiana
Capo I – Principi generali
Di questo capo interessano soprattutto le definizioni contenute nell’Art. 1, che risultano indispensabili per dare un significato a quanto segue, e vengono poi date per scontate nel seguito del docuemnto. Tra queste troviamo la definizione di documento informatico come “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti“, quelle di duplicato informatico e di copia informatica di documento informatico, con sottile distinzione a seconda che si tratti della stessa sequenza binaria o di una diversa sequenza binaria corrispondente però allo stesso contenuto, e la distinzione fra originali unici e non unici. Vengono poi individuati, definendone le caratteristiche tecniche, i diversi tipi firma digitale (elettronica, elettronica avanzata, elettronica qualificata e digitale).
Capo II – Documento informatico e firme elettroniche; Trasferimenti di fondi, libri e scritture
Questo capo tratta del documento informatico, di cui sopra abbiamo visto la definizione, specificandone anche il valore probatorio, sottoscritto con firma elettronica o no. Inoltre viene discussa il valore giuridico della copia informatica di documento analogico, per la quale è però richiesta l’autenticazione di pubblico ufficiale o di notaio, e vengono introdotti i concetti di copia analogica di documento informatico, e di duplicato informatico e copia informatica (vedi sopra) e di riproduzione informatica, che sostituisce la fotografia. Il resto del capo è dedicato alla firma digitale e alla relativa infrastruttura: certificati, certificatori e loro obblighi, procedura di accreditamento dei certificatori.
Capo III – Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
Questo capo è di particolare interesse ai nostri fini, in quanto tratta delle ciclo di vita del documento informatico. Viene innanzitutto stabilito l’obbligo per la PA dell’uso nelle sue attività del documento informatico, prevedendo che “Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici“, salvo che che per eccezioni esplicitamente concesse in relazione “al particolare valore di testimonianza storica ed archivistica“. Vengono poi trattati il protocollo informatico, la gestione informatica dei procedimenti amministrativi ed il fascicolo informatico. Il resto del capo è dedicato alla conservazione del documento informatico, stabilendo i requisiti cui devono ottemperare i sistemi di conservazione, l’organizzazione del processo ed il ruolo del responsabile della conservazione. Infine, viene introdotta la figura del conservatore accreditato, e stabilita l’esistenza di una relativa procedura di accreditamento.
Capo IV – Trasmissione informatica dei documenti
Il capo comincia all’Art. 45 con un’affermazione di largo respiro: “I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale” che lascia ben sperare. Tuttavia, già dal comma successivo si rivela che, nella mente del legislatore, per “mezzo telematico o informatico, idoneo ad accertarne la fonte di provenienza”, almeno per le comunicazioni fra PA e mondo esterno, si intende di fatto la sola Posta Elettronica Certificata (PEC), visto che si parla di gestore. una scelta che rischia di ingessare il funzionamento della PA.
Come già detto in altra sede, su queste materie il CAD si limita ad affermare i principi generali, demandando poi, come stabilito dall’Art. 71, la definizione di tutti i (non banali) particolari tecnici ed operativi alle cosiddette regole tecniche.