La conservazione digitale è trattata nel Capo III del CAD, che ne fornisce i principi generali, mentre i particolari sono precisati dalle regole tecniche, emanate con DPCM del 3 dicembre 2013 e pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12-3-2014, le quali contengono anche gli stessi allegati previsti nelle regole per il documento informatico e il protocollo informatico:

• Allegato 1. Glossario e definizioni
• Allegato 2. Formati
• Allegato 3. Standard e specifiche tecniche
• Allegato 4. Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione
• Allegato 5. Metadati

L’art. 44 del CAD stabilisce requisiti per la conservazione dei documenti informatici nelle PA, stabilendo che il sistema di conservazione deve assicurare:

• l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell’amministrazione o dell’area
  organizzativa omogenea di riferimento;
• l’integrità del documento;
• la leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative
• il rispetto delle misure di sicurezza.

Lo stesso articolo definisce i compiti del responsabile della conservazione, e delinea la possibilità che il processo di conservazione sia esternalizzato, ovviamente con le dovute garanzie. Per questo scopo viene introdotta la figura del conservatore accreditato, e viene demandata ad AgID (allora DigitPA) la definizione e la gestione del processo di accreditamento.

Al responsabile della conservazione sono demandate importanti responsabilità:

• definire le caratteristiche del sistema;
• gestire il processo di conservazione e garantirne la conformità;
• generare i rapporti di versamento (corrisponde all’ingestion nel modello OAIS);
• generare e sottoscrivere i pacchetti di distribuzione (corrispondono ai DIP (Dissemination Information Packages) del modello OAIS);
• effettuare il monitoraggio del sistema di conservazione;
• verificare periodicamente (almeno ogni 5 anni) l’integrità e al leggibilità degli archivi;
• adottare misure tempestive nel caso di degrado del sistema e/o di obsolescenza dei formati;
• provvedere a generare duplicati e copie in base all’evolversi delle tecnologie;
• garantire la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;
• provvedere al versamento dei documenti all’Archivio centrale dello Stato o agli archivi di Stato laddove ciò sia previsto;
• predisporre il manuale di conservazione.

Il manuale di conservazione illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.

Per quanto riguarda il processo di conservazione, esso è largamente ispirato al modello OAIS, es i base sul concetto di pacchetto di versamento, che corrisponde al SIP (Submission Information Package) del modello OAIS, e la cui struttura è indicata nell’Allegato 4 delle regole tecniche. In particolare, la fase di accettazione e di ingest prevedono i seguenti passi:

• acquisizione e presa in carico del pacchetto di versamento;
• verifica di coerenza con quanto previsto nel manuale ed eventuale rifiuto;
• generazione di un rapporto di versamento, contenente un riferimento temporale, e sua eventuale sottoscrizione con firma qualificata;
• preparazione e sottoscrizione con firma qualificata del in base alla struttura specificata nell’Allegato 4 del pacchetto di archiviazione, che corrisponde al AIP (Archival Information Package) del modello OAIS;
• gestione del pacchetto di archiviazione in base alle modalità riportate nel manuale della conservazione.

Inoltre il responsabile della conservazione è tenuto anche a:

• produrre a fini di esibizione, a richiesta degli utenti, i pacchetti di distribuzione, che corrispondono al DIP (Dissemination Information Package) del modello OAIS e hanno al stessa struttura dei pacchetti di archiviazione, per garantire l’interoperabilità; questi devono anche essere sottoscritti con firma qualificata, se previsto dal manuale;
• produrre, su richiesta degli utenti, duplicati informatici dei documenti conservati, oppure eventualmente copie, se una conversazione di formato si rivelasse necessaria;
• procedere allo scarto dei pacchetti di archiviazione all’eventuale scadenza del loro termine di conservazione, dandone informativa al produttore.

Vengono infine precisate una serie di regole per la sicurezza del sistema di conservazione.

Il processo di conservazione può essere esternalizzato demandandolo a terzi, secondo quanto previsto dall’art. 44-bis del CAD, che dice prevede “soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi“, ma richiede per questi una procedura di accreditamento, che sarà definita dall’AgID con propri provvedimenti, e che dovrà tendere a verificare che che essi adottino le regole tecniche del DPCM del 3 dicembre 2013 per la gestione e la documentazione del sistema di
conservazione, nonché per l’espletamento del processo di conservazione. In effetti l’AgID ha recentemente stabilito le modalità di accreditamento con la CIRCOLARE N. 65 del 10 aprile 2014.

APPROFONDIMENTI

Per approfondimenti sulla normativa si possono consultare le seguenti risorse web:

• Sezione del sito di AgID sulla conservazione digitale
• Sezione del sito di DigitPA sulla conservazione digitale