La PEC è trattata nel Capo IV del CAD, che ne fornisce i principi generali, mentre i particolari sono precisati dalle regole tecniche, che in questo caso sono quelle del DPR 11 febbraio 2005 n. 68 pubblicato sulla GU del 28-4-2005 e del DM 2 novembre 2005 pubblicato sulla GU n. 266 del 15-11-2005 , poiché in questo caso si è deciso di non rinnovarle a valle delle nuova versione del CAD del 2010.  La PEC, in ogni caso, era preesistente anche alla pubblicazione del CAD nel 2005, ed è stata quindi da questo recepita.

Il CAD prevede (anzi indica come obbligo!) per le comunicazioni tra pubbliche amministrazioni l’uso della cooperazione applicativa e della posta elettronica, stabilendo però che, ai fini della verifica della provenienza, le comunicazioni sono valide se vale almeno una delle seguenti condizioni:

• sono sottoscritte con firma digitale;
• sono dotate di segnatura di protocollo;
• sono trasmesse tramite sistemi di posta elettronica certificata;
• esiste altro modo di accertarne la provenienza, in base alla normativa vigente o alle regole tecniche.

Benché quindi per le comunicazioni interne alla PA restino aperte altre opzioni rispetto alla PEC, di fatto per le comminazioni elettroniche formali tra privati e da privati alla PA, sulla base di quanto prevede il CAD, la PEC resta praticamente l’unica opzione percorribile. Infatti l’art. 48 dice al comma 1 in modo molto chiaro che: “la trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata“, e che “la trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata ai sensi del comma 1, equivale, salvo che la legge disponga diversamente, alla notificazione per mezzo della posta“, e che “la data e l’ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso ai sensi del comma 1 sono opponibili ai terzi“.

La ben nota (e fatale) passione degli italiani, e soprattutto dei burocrati, per la complicazione ha fatto il resto. La PEC, che pure è uno strumento utile ed interessante, viene largamente usata, e spesso abusata. Tanto pere semplificare un caso estremo, qualcuno ha perfino ritenuto necessario l’invio di un messaggio di PEC per l’iscrizione dei bambini all’asilo nido.

La PEC è un sistema di posta elettronica che fa riferimento ad una particolare infrastruttura, il cui scopo è di garantire l’identificazione certa del mittente, l’integrità e l’autenticità del messaggio di posta, la rintracciabilità del  processo di presa in carico e di consegna dei messaggi. In base a tali caratteristiche è stato possibili assegnare ai messaggi scambiati tramite PEC lo steso valore giuridico delle lettere raccomandate del sistema postale tradizionale.

L’invio di un messaggio di PEC prevede l’esistenza di gestori, cioè di soggetti certificati che mettono a disposizione degli utenti, dopo averli convenientemente identificati, caselle di posta certificata, e che prendono in carico i messaggi curandone la consegna, garantendone l’integrità e la provenienza e registrandone la tempistica. Un messaggio di PEC, per avere la validità di cui sopra, deve essere scambiato tra due caselle di PEC, strumentalmente facenti capo a gestori diversi, e il processo di consegna prevede l’emissione di una serie di ricevute che attestano (nel caso di trasmissione avvenuta con successo):

• l’accettazione del messaggio da parte del gestore del mittente;
• la presa in carico del messaggio da parte del gestore del destinatario;
• l’avvenuta consegna nella casella del destinatario.

Le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna, firmate digitalmente dai gestori che le hanno emesse, vengono inoltrate al mittente. Il mittente può opzionalmente richiedere di includere nelle ricevute il contenuto del messaggio o una sua impronta, per costituire così anche una dimostrazione del contenuto della trasmissione. Il messaggio di fatto transita sulla rete pubblica (internet), ma è racchiuso in una busta crittografica, con modalità che ne garantiscono l’integrità e l’autenticità.

Le regole tecniche stabiliscono prevalentemente i particolari tecnici, quali le modalità del processo di consegna, il formato ed il contenuto delle ricevute, il formato della busta crittografica gli obblighi dei gestori. Questi ultimi comprendono la tenuta, la marcatura temporale e la conservazione di log, e la conservazione delle ricevute per 30 mesi.

APPROFONDIMENTI

Per approfondimenti si rimanda al modulo didattico PEC-Posta elettronica certificata, nel quale il funzionamento della PEC è discusso in dettaglio. Si veda inoltre anche al sezione dedicata alla PEC sul sito dell’AgID.