Il protocollo informatico è trattato nel Capo III del CAD, che ne fornisce i principi generali, mentre i particolari sono precisati dalle regole tecniche, emanate con DPCM del 3 dicembre 2013 e pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12-3-2014. Si noti comunque che la normativa sul protocollo era preesistente al CAD, ed è stata da questo recepita, anche se precisata ed estesa.

Le regole tecniche sul protocollo sono in questa sede particolarmente interessanti, perché trattano anche di aspetti della gestione documentale e del fascicolo informatico. In particolare vengono emanate disposizioni che impongono alle amministrazioni di organizzarsi per la gestione dei documenti informatici e di dotarsi di adeguati sistemi di gestione documentale. Inoltre viene definita la figura del responsabile della gestione documentale, cui spettano numerosi compiti tra cui:

• predisposizione di un manuale di gestione;
• panificazione delle modalità organizzative e tecniche;
• predisposizione di un piano di sicurezza informatica.

A sua volta il manuale di gestione contiene una serie di regole per:

• la formazione dei documenti (formati, metadati, scelta degli strumenti informatici etc.);
• la descrizione ed il governo di flussi informativi;
• la formazione, l’implementazione e al gestione dei fascicoli informatici;
• l’organizzazione del protocollo informatico, inclusi il sistema di classificazione, la conservazione delel registrazioni
• il controllo degli accessi al sistema documentale.

Per il sistema di protocollo informatico vengono poi stabiliti una serie di requisiti minimi di sicurezza, tra cui:

• identificazione ed autenticazione degli utenti;
• sistema di controllo degli accessi;
• tracciamento degli eventi di modifica, con individuazione dell’autore;
• la protezione delle registrazioni;
• il rispetto delle regole di gestione dei dati personali;
• l’invio in conservazione giornaliero del registro.

Vengono infine stabiliti il formato della segnatura di protocollo, nonché il formato e  le modalità di trasmissione dei documenti informatici tra pubbliche amministrazioni, con riferimento anche all’indice delle amministrazioni pubbliche e delle AOO (Aree Organizzative Omogenee), al Sistema pubblico di connettività (SPC) ed alla Posta Elettronica Certificata (PEC).

APPROFONDIMENTI

Per approfondimenti si rimanda alla sezione del sito dell’AgID dedicata al protocollo informatico.