Il documento informatico è trattato nel Capo I e nel Capo III del CAD, che forniscono i principi generali, mentre i particolari sono precisati dalle regole tecniche, approvate con DPCM del 13 novembre 2014. Le regole tecniche possono essere essere scaricate dal sito dell’AgID, e si compone di più parti:

• Regole tecniche del documento informatico
• Allegato 1. Glossario e definizioni
• Allegato 2. Formati
• Allegato 3. Standard e specifiche tecniche
• Allegato 4. Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione
• Allegato 5. Metadati

Le regole tecniche stabiliscono (Art. 3) che la formazione del documento informatico può avvenire in tre modi diversi:

• redazione tramite strumenti software;
• acquisizione della copia informatica di un documento analogico, con varie modalità;
• “registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente“;
• “generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.”

Mentre le prime due modalità sono abbastanza scontate, la terza e la quarta sono molto innovative, perché si distaccano dal concetto tradizionale di documento, passando dalla rappresentazione all’informazione  effettivamente contenuta nel documento, e conferendo a quest’ultima appunto la dignità di documento informatico. I parole povere un documento può anche essere un insieme di dati, acquisito magari vai web tramite una form e conservato in una base di dati, cosa che di fatto alcune amministrazioni già fanno, si pensi ad esempio all’Agenzia delle Entrate. Le regole tengono anche conto del fatto che la base di dati è un’oggetto dinamico, e prevedono anche regole per garantire in questi casi l’immodificabilità del documento stabilendo che “le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate dall’operazione di registrazione dell’esito della medesima operazione e dall’applicazione di misure per la protezione dell’integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema, ovvero con la produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione“. Si tratta di una visione di grande modernità e di grande apertura, perché indica la strada giusta da percorrere per il superamento di un concetto di documento ormai non in linea con i tempi, e può fornire un grande contributo di semplificazione all’informatizzazione della PA.

Buona parte delle regole tecniche si riferiscono al documento amministrativo informatico. Questo concetto è precisato nell’art. 23 del CAD e comprende tutti gli “atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse“. In questo caso, oltre a porre alcune limitazioni nella fase di formazione, tra cui l’indicazione ad usare solo formati specificati nell’Allegato 2, viene stabilito che al documento amministrativo informatico sia associato un insieme minimo di metadati, ai quali  se ne possono aggiungere anche altri, relativi a particolari contesti. Per i metadati e la loro organizzazione vengono fornite minuziose indicazioni in nell’Allegato 5 delle regole. si parla poi del passaggio al sistema di conservazione, introducendo il concetto di pacchetto di versamento, le cui specifiche tecniche sono precisate nell’Allegato 4, facendo riferimento alle figure di responsabile della conservazione e del responsabile della gestione documentale.

Il resto delle regole è dedicato al fascicolo informatico, al quale si estende l’obbligo dei metadati con modalità analoghe al documento, ed ai registri e repertori, tra cui quelli di protocollo. Ai fascicoli ed ai registri vengono estese le regole di trasferimento alla conservazione già previste per il documento informatico.

APPROFONDIMENTI

Per approfondimenti sulla normativa si rimanda alla sezione del sito AgID dedicata al documento informatico e a quella dedicata alla gestione documentale.