La norma, pubblicata in tre parti tra il 2006 e il 2011, regola l’elaborazione e l’impiego dei metadati necessari alla gestione di documenti amministrativi (records) allestiti secondo la norma ISO 15489. La norma definisce quali metadati siano necessari per realizzare gli obiettivi fissati da ISO 15489 (tra cui l’autenticità, la sicurezza, l’integrità e la fruibilità).
Le categorie di metadati descritte sono cinque:

• metadati riguardanti il documento in quanto tale;
• metadati inerenti alle regole, alle politiche ed ai mandati di gestione;
• metadati relativi agli agenti;
• metadati concernenti le attività ed i processi;
• metadati inerenti al processo di records management.

La norma non prevede alcuna convergenza tra i metadati necessari alla gestione dei records e le norme di descrizione archivistica, limitandosi a sottolineare l’importanza della migrazione di metadati dai sistemi di records management ai sistemi degli archivi.

Lo standard è articolato in tre parti:

• ISO 23081-1:2006-Managing metadata for records – Part 1: Principles. Copre i principi che regolano e governano i metadati nei sistemi di archiviazione.
• ISO 23081-2:2009-Managing metadata for records – Part 2: Conceptual and implementation issues. Stabilisce un quadro per la definizione di metadati consistenti con i principi esposti nella parte 1,e con l’obiettivo di permettere una descrizione standardizzata dei record e dei metadati e di favorire l’interoperabilità tra diversi sistemi.
• ISO/TR 23081-3:2011-Managing metadata for records – Part 3: Self-assessment method. Fornisce una guida per un processo di autovalutazione sui metadati relativi alla creazione alla cattura ed al controllo dei record. Scopo di questa autovalutazione e di identificare lo stato corrente della gestione dei metadati in un’organizzazione, stabilire le priorità di intervento.

Lo standard non è disponibile liberamente, può essere acquistato sul sito ISO, nelel cui pagine è comunque visible un preview limitato:

• ISO 23081-1:2006
• ISO 23081-2:2009
• ISO/TR 23081-3:2011